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La crisi legata alla pandemia da Covid-19 ha accresciuto l’importanza di un’efficace gestione della liquidità e ha portato alla consapevolezza che pagare i fornitori in tempo, indipendentemente da dove si trovino, è fondamentale per mantenere una supply chain forte e affidabile e uno status di cliente privilegiato.

Inoltre, come ha rilevato un recente studio di Forrester Consulting, la tempestività e la visibilità dei pagamenti sono i principali fattori che influenzano la disponibilità dei fornitori a collaborare e a condividere le innovazioni con uno specifico cliente.

I pagamenti dei fornitori sono però ancora oggi complessi e mancano di trasparenza ed efficienza, il che mette a dura prova le relazioni con i propri supplier, aumenta i costi transazionali e causa frustrazione per tutti i soggetti coinvolti.

Per affrontare le sfide odierne e trasformare la contabilità dei fornitori, le organizzazioni devono guardare al di là delle semplici funzionalità di fatturazione elettronica e adottare un sistema di Invoice-to-Pay agile e flessibile, che gli consenta di rendere i processi di pagamento efficienti, veloci e sicuri.

 

Cos’è l’Invoice-to-Pay?

L’Invoice-to-Pay è l’insieme di tutte quelle attività di gestione, elaborazione e pagamento delle fatture dei fornitori. Esso si trova alla fine di un processo di approvvigionamento che inizia da una necessità, passa attraverso la selezione (sourcing) e la contrattazione con i fornitori e termina con consegna dei beni o servizi.

Le organizzazioni più performanti sono consapevoli che l’Invoice-to-Pay sia parte integrante del processo di approvvigionamento e che la gestione coordinata delle fasi sia fondamentale per riuscire a creare operazioni senza interruzioni, massimizzare l'elaborazione touchless e incrementare l’efficienza delle attività.

Tradizionalmente, il processo Invoice-to-Pay è interamente manuale: un fornitore genera una fattura, il team AP (Account Payable) la riceve, inserisce i dati della fattura nel sistema contabile, raccoglie le firme, approva il pagamento, stampa gli assegni cartacei e, infine, spedisce il pagamento della fattura al fornitore.

Questo sistema è però solitamente costoso, richiede tempi lunghi, è soggetto ad errori e frodi e mette a dura prova i rapporti con i fornitori.

Attraverso l’utilizzo di software di gestione degli acquisti, come quello di Procure-to-Pay di Ivalua, è possibile invece:
- automatizzare la gestione completa delle fatture,
- rendere fluidi gli scambi elettronici tra i sistemi, creando associazioni con i fornitori, i contratti, le ricevute e gli ordini,
- gestire in un unico centro tutte le fatture e i fornitori.

 

Quali sono i vantaggi dell’Invoice-to-Pay?

1. Risparmio sui costi di elaborazione delle fatture

L’elaborazione delle fatture attraverso un processo di Invoice-to-Pay digitale permette di minimizzare l’intervento umano e di ridurre tutti quei costi diretti di utilizzo della carta, delle stampanti e di archiviazione delle fatture, diminuendo drasticamente i costi di lavorazione.

I dati raccolti nel Purchase-to-Pay Performance Study di The Hackett Group confermano che le organizzazioni con alti livelli di automazione AP risparmiano il 54% sui costi di elaborazione delle fatture e utilizzano un terzo del personale interno.

2. Tracciabilità

L'automazione AP consente agli utenti di avere maggiore controllo e visibilità durante l'intero processo di fatturazione, dall’instradamento automatico delle fatture alla visione in tempo reale dei pagamenti.

Una migliore visibilità consente alle aziende d’individuare chi ha svolto le operazioni e quando, come sono stati effettuati i pagamenti e dove possono verificarsi eventuali colli di bottiglia.

3. Maggiore controllo sui tempi di pagamento

I pagamenti dovrebbero essere rapidi e facili ed arrivare ai fornitori nel modo più veloce possibile. I software d’Invoice-to-Pay forniscono una chiara linea di visibilità sui tempi di pagamento e sul tempo necessario per raggiungere il fornitore. Inoltre, attraverso queste piattaforme, i pagamenti dei fornitori possono essere programmati con precisione per garantire il massimo controllo sulle uscite di cassa.

4. Aggiornamenti in real-time

Con le soluzioni di Invoice-to-Pay è possibile ottenere informazioni in tempo reale su ogni evento e gestire, quindi, le segnalazioni in modo tempestivo.

In aggiunta, alcune soluzioni includono delle analisi dei dati sempre aggiornate che forniscono il livello di visibilità necessario per aiutare a gestire la spesa, ridurre i costi ed ottimizzare il flusso di cassa. Queste informazioni possono essere anche utilizzate a supporto delle trattative future con i fornitori, fornendo la prova della puntualità dei pagamenti ed altri KPI significativi.

5. Riduzione degli errori

L’automazione e la gestione integrata delle fatture permette d’eliminare molti degli errori umani e di aumentare l’efficienza dei processi.

Inoltre, ogni qualvolta vi sia il caricamento o l’invio di una fattura, le piattaforme d’Invoice-to-Pay ne fanno un’autovalidazione, segnalando eventuali errori di contenuto o di conformità.

 

Caratteristiche essenziali per un software d'Invoce-to-Pay

● Invoice Hub centralizzato per l'inserimento di tutte le fatture

Il possesso di un Hub centralizzato per la ricezione di tutti i flussi di fatture dei fornitori, indipendentemente dal formato, è essenziale per la gestione integrata ed efficiente dei processi di Invoice-to-Pay.

Un Invoice Hub supporta l'intera gamma di flussi di fatture, da quelle cartacee e PDF a quelle cXML e EDI e ne controlla la conformità fiscale, filtrandone i duplicati.

Indipendentemente dal Paese, dal fornitore o dal formato, ogni fattura viene controllata e autenticata all'interno dell'Invoice Hub e, attraverso dei filtri, possono estrarre tutte le fatture indesiderate, fraudolente, duplicate o non conformi, lasciando al team di AP solo il contenuto delle fatture pure.

Grazie alla connettività immediata e alle funzioni di test self-service all'interno dei portali di Invoice-to-Pay, l’Hub di fatturazione consente di abbattere le barriere con i fornitori, permettendogli di mappare i propri dati, eseguire controlli e monitorare i flussi di fatturazione.

Inoltre, per una maggior efficienza, possono essere confluiti all'interno dell'Invoice Hub anche i nuovi flussi di lavoro, come la deduplicazione e l'onbording del portale.

Invoice Hub
● Supporto di diversi metodi di ricezione per sostenere le capacità di tutti i fornitori

Una delle crescenti complessità che i team di contabilità fornitori si trovano ad affrontare è legata alla gamma sempre maggiore di formati delle fatture che devono essere elaborate.

Le piattaforme di Invoice-to-Pay supportano tutto ciò che si trova in una rete legacy e permettono ai team di Accounts Payable di gestire i seguenti flussi di fatture:
- e-mail PDF o e-Invoicing PDF
- scansione da carta o da PDF
- submission sul portale fornitori con autoconvalida
- fatturazione elettronica pure (XML o EDI)
- network di autorizzazioni governative

● Digitalizzazione e convalida del contenuto delle fatture e della conformità fiscale per tutti i paesi

Molti governi si stanno muovendo verso la riscossione delle imposte in tempo reale e il primo passo di questo percorso riguarda la liquidazione delle fatture. Essi stanno implementano dei sistemi, come quello italiano, che convalidano il contenuto di una fattura, controllano l'imposta e autorizzano la transazione prima di inviarla all'acquirente.

Attraverso i software d’Invoice-to-Pay, ogni sistema di liquidazione può essere collegato al flusso di fatture ricevute all'interno dell'Hub. In questo modo le fatture vengono pre-controllate e liquidate in modo automatico, con enormi vantaggi a livello sia di convalida fiscale sia del puro contenuto della fattura.

● Self-validation delle fatture da parte dei fornitori

Ogni volta che una fattura viene inviata via e-mail o caricata nell'Invoice Hub, l'autovalidazione consente al fornitore di correggere eventuali errori di contenuto, verificarne la conformità, assicurarsi che corrisponda a un ordine o a una ricevuta ed inviare la fattura pulita nel flusso di automazione AP.

In questo modo il team di Accounts Payables risparmia tempo prezioso nel controllo del contenuto della fattura e nella correzione di eventuali errori di lettura.

● Automazione AP con un flusso di lavoro integrato di smart matching per facilitare il miglioramento continuo

Prendendo un flusso pulito di fatture da un Hub, l'AP Automation può rapidamente abbinare e allocare le fatture per creare un file "ok to pay". Lo smart matching è la fase che confronta il contenuto delle fatture con gli ordini di acquisto, i contratti, gli ordini globali e/o le ricevute delle merci prima di confermare il trattamento fiscale e di assegnare la voce della fattura a un budget o a un centro di costo.

Per consentire elevati livelli di elaborazione diretta, lo smart matching si avvale di un flusso di lavoro intelligente. Questo “abbinamento” intelligente consente alle organizzazioni di abbandonare la presenza di un PO fisico su una fattura per raggiungere elevati livelli di automazione.

● Connettività con i principali ERP

Una parte fondamentale dell'automazione AP avanzata è l'accesso a tutti i dati di riferimento da utilizzare nel processo di abbinamento delle fatture. Questo consente a qualsiasi informazione legata alla fattura, al fornitore, all'ordine, alla ricevuta o al contratto di guidare il processo di smart matching e di migliorare i tassi di elaborazione diretti.

A differenza dell'elaborazione tradizionale delle fatture, Invoice-to-Pay dispone dei dati necessari all'interno della piattaforma, sia come parte di una soluzione completa di Source-to-Pay, sia attraverso connettori plug & play collegati alle applicazioni ERP o Finance.

 

Conclusione

Le recenti tendenze hanno accresciuto l'importanza strategica di un processo di fatturazione e pagamento efficace e trasparente gestito dal reparto AP.

Sono tre gli elementi chiave che trasformano l'elaborazione delle fatture di vecchia scuola in automazione AP avanzata:

  • corrispondenza intelligente,
  • approvazioni con un solo clic,
  • trattamento fiscale dinamico.
  • La soluzione di Ivalua consente pagamenti nazionali e internazionali sicuri in centinaia di paesi e valute, comprese le tariffe spot FX in tempo reale. Il tutto all'interno dello stesso flusso di lavoro automatizzato, strettamente collegato alla fattura e al processo Procure-to-Pay.

    Questa esperienza di pagamenti B2B integrata riduce le richieste dei fornitori, abbassa i costi di elaborazione e fornisce un'ulteriore leva di negoziazione per l'approvvigionamento.

    L’adozione di un percorso di Invoice-to-Pay veramente digitale, che sfrutta la potenza dei dati e la tecnologia cloud per superare i sistemi di elaborazione delle fatture tradizionali, i team AP diventano Top Performer in pochi giorni.

     

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